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P. V. REUNION
DE COMITE 11 SEPTEMBRE 2014

REUNION DE COMITE DU 11 SEPTEMBRE 2015, Brit Hotel Nantes La Beaujoire

La séance est ouverte à : 19 h 50

Présents : Mmes BOULAIS, BOURCIER, BOURASSEAU, DESSERNE, LEMOINE-LEGAY, SAILLANT, ZAVADESCO, MM. BERNARD, BOCHER, BRETON, DELAHAYE, LE BERRE, RIGAUD, ROUILLON

Absents  excusés: MM. BLIN, CHAGNARD

ORDRE DU JOUR

  1. Approbation du P.V. de la réunion de comité du 26 Mars 2014
  2. Approbation du P.V. de l AG du 26 Mars 2014
  3. Nouveaux adhérents
  4. Situation financière au 09 Septembre 2014
  5. Bilan technique et financier du CACS de Pornichet
  6. Bilan financier du Ch de France de Pistage 2014
  7. Nantes 2014, cartel juges, affiche, feuille d'engagement ...
  8. Confirmation bilan et calendrier 2015
  9. CACS 2015, reconduction ou non de Pornichet, ébauche du cartel
  10. Agility Sorinières : GPF 2014 et Ch de France 2015
  11. Calendrier 2015
  12. Affaire Philippe MOKA
  13. Questions et informations diverses
  14. Date de la prochaine réunion de comité et lieu

Approbation du PV de la réunion du 26 Mars 2014

Le procès-verbal est approuvé à l'unanimité avec les remarques suivantes :

  1. Reformuler le texte concernant St Nazaire : « La procédure d’élection n'a pas été respectée, il n’y a pas eu d'appel à candidature.
  2. Remplacer « Championnat de France d’Agility » des Sorinières par « Grand Prix de France d’Agility»
  3. Vu le délai de fourniture de ce PV (6mois) qui pose problème pour sa validation, le comité demande que les PV soient transmis au maximum dans le mois qui suit la réunion.

Approbation du PV de l'Assemblée Générale du 26 Mars 2014

Impossible d'approuver le procès-verbal car il manque des rapports : Agility, Berger et de Garde et Sauvetage à l'eau

Les rapports manquants doivent être fournis à la secrétaire dans la semaine.

Nouveaux adhérents

Le Comité valide les 165 nouveaux adhérents à l'unanimité, ce qui porte à 631 adhérents en date du 11/09/14

Pour mémoire 697 adhérents en 2013. Prévisions pour 2014 : 640 à 650 adhérents soit une baisse de 8 %

Solution pour augmenter le nombre d'adhérent :

  1. donner systématiquement une adhésion aux séances de confirmation.
  2. Panneaux d'infos pour communiquer plus sur l'adhésion proposée lors des séances de confirmation.
  3. Demander les mails lors des séances de confirmation pour relancer sur l'utilité de renouveler l’adhésion.

Bilan technique et financier du CACS de Pornichet

Amélioration de l'organisation générale constatée par les exposants

Amélioration du stationnement par la proximité des parkings libérés par les chats

Hébergement satisfaisant

Légère diminution de nos dépenses 0,6 % pour 30 % d'exposants en moins

Absence d'ombre pour les chiens

Aspect vide et venté de l'exposition

Absence d'animation

Baisse importante des exposants, 30 % en moins traduisant une baisse des recettes de ce poste de 9000€ (Le Championnat de France à Angers 3 semaines avant a sans doute pesé sur le nombre des participants).

Baisse importante des visiteurs (de 1300 à 800) traduisant une baisse des recettes de 2500 €

Publicité et communication pas à la hauteur des sommes engagées (+ 351%).

Jury à améliorer car trop disparate sur certains groupes

Coûts d’hébergement à revoir car inflation importante (+7%) malgré la baisse du nombre de juge (-18%)

Repas du Dimanche soir moyen

Baisse du nombre de stands commerciaux

Revoir la question du nettoyage après l'exposition et sur la nécessité de sous-traiter.

Baisse totale des recettes de 31 %

Le résultat final présentant un mali de 18 251 € (+ 351%)

Bilan financier du Ch de France de Pistage 2014

Le coût financier de cette manifestation s'étalant sur 2 ans, le trésorier présente le résultat suivant :

  1. Recettes 2013 : 1213 € + Recettes 2014 : 17838 € = 19051 €
  2. Dépenses 2013 : 2718 € + Dépenses 2014 : 19 547 € = 22265 €
  3. Résultat : Déficit de 3 214 €

Il faudrait ajouter à ce résultat une subvention que donne la SCSHO pour les organisations de Championnat de France de 4500 €. Ce qui rend la manifestation théoriquement en boni.

Laurent BERNARD souligne la bonne implication des clubs d’utilisation (St Mars la Jaille, Basse-Goulaine, Machecoul et Bouguenais) dans cette organisation, le retour très positif de toutes les autorités présentes, concurrents et visiteurs. Il remercie également les membres du comité et de la SCSHO qui ont été mobilisés à la dernière minute.

A noter une petite note négative lors de la publication des résultats du fait d'une erreur de calcul.

Bilan financier du Ch de France de Pistage 2014

Le coût financier de cette manifestation s'étalant sur 2 ans, le trésorier présente le résultat suivant :

  1. Recettes 2013 : 1213 € + Recettes 2014 : 17838 € = 19051 €
  2. Dépenses 2013 : 2718 € + Dépenses 2014 : 19 547 € = 22265 €
  3. Résultat : Déficit de 3 214 €

Il faudrait ajouter à ce résultat une subvention que donne la SCSHO pour les organisations de Championnat de France de 4500 €. Ce qui rend la manifestation théoriquement en boni.

Laurent BERNARD souligne la bonne implication des clubs d’utilisation (St Mars la Jaille, Basse-Goulaine, Machecoul et Bouguenais) dans cette organisation, le retour très positif de toutes les autorités présentes, concurrents et visiteurs. Il remercie également les membres du comité et de la SCSHO qui ont été mobilisés à la dernière minute.

A noter une petite note négative lors de la publication des résultats du fait d'une erreur de calcul.

Nantes 2014, cartel, affiche, feuille d'engagement

Services vétérinaires : Comme l'année précédente pour les chiens et les chats. Françoise LEMOINE-LEGAY assure la coordination avec l'ensemble des vétérinaires et voit si la prestation avec l'aviculture est possible pour son personnel. Dans tous les cas il y aura facturation pour les chats et l'aviculture sur la base de 154,54 € HT/AMO si coûts facturables.

Matériels : présentation du devis Brelet. Validation des propositions de réduction de coûts, réduction de la taille de la tribune, pas de structure modulaire pour les stands commerciaux sauf sur demande spécifique, pose d'une bande de moquette en diagonale sur l'ensemble des rings, sauf mezzanine et Grand Palais. Achat éventuel de la moquette hall 1 2 et Grand Palais Rivière hors ring d'honneur et moquette mezzanine par SCSHO. Voir avec les clubs montant les halls 1 2 GP et Rivière s’ils peuvent assurer la pose des moquettes de rings. Prévoir un personnel supplémentaire pour le traçage stands et rings le jeudi. Une formation cariste est à prévoir pour le mercredi matin. Voir si l’ACMA serait intéressée pour une formation commune qui réduirait les coûts de la formation.

Bâtiments : présentation du devis de location du parc des expos. Tarifs des entrées 5 €.

Séance de confirmation : Samedi à partir de 10h00 avec horaires. Organisation si possible dans le forum (demander accord à Exponantes), ce qui évitera l’accès à l’exposition des engagés à la confirmation seule.

Nettoyage : Étudier la possibilité de réduire ou d'enlever une des prestations de nettoyage. Cette année, mise en place possible d'un tri sélectif qui risque de changer le mode de nettoyage. La responsabilité des équipes de ramassage de crottes est à définir.

Hébergement : présentation du devis traiteur Fidji. Reconduction pour l’hébergement au Brit hôtel Nantes-La Beaujoire. Maintien de la tarification 2013 par l’hôtel.

Sponsors et stands : présentation du nouveau contrat de sponsoring d'Eukanuba en baisse par rapport à l'année précédente ; il n’y a plus de prise en charge de la moquette. Demande de coloris spécifique sur cette moquette (884 m²) par le sponsor. La SCSHO s’incline sauf si coûts supplémentaires. Stands : la tarification est à revoir au vu du non montage des structures. Objectif : réduire les coûts de vente au M² pour permettre d'avoir plus de stands.

Vente de chiots : modification du tarif sur la base 12 € par chiot/jour et 20 € par chiots pour les 2 jours

Jury : Validation après quelques modifications du cartel de juge présenté par Sylvie DESSERNE. Cédia a pour l'instant mis en ligne l'exposition sans le jury. Le comité demande à ce que la feuille d’engagement soit mise en ligne sur Cedia au plus vite. Pas d'augmentation du tarif des engagements. Date de la 1ère clôture des engagements fixée au 11/11/14, 2éme clôture au 01/12/14. Parkings payants 10 euros pour les exposants à l'intérieur du parc reconduit pour cette année. Revoir sur les années précédentes le gain de ces parkings intérieurs. Harmonisation des cartons de laissez-passer à prévoir. Bruno ROUILLON est chargé d’établir les besoins, Cédia assurera l'impression.

Publicité : Présentation de plusieurs maquettes de visuels avec avantages et inconvénients. Dans les deux cas, les visuels sur fond bleu avec police de caractère blanc sont retenus. Pour l'affichage, le visuel de Jacques BRETON est retenu avec quelques modifications mineures. Pour les catalogues et les feuilles d'engagements, axer le visuel sur les chiens est demandé. Celui de Dan CHAGNARD est retenu après enlèvement des bois sur la tête des chiens. Il reste à redéfinir la responsabilité et la politique de communication externe. Pour 2015, Matthieu DELAHAYE avance l’idée de confier la publicité de l’exposition de Nantes à des élèves d’une école de commerce à la recherche d’évènementiels comme outil de travail.

Exposition féline : le cahier des charges a été transmis aux chats.

Exposition avicole : présentation du cahier des charges exposition avicole et des variations par rapport à la version originale. La SCSHO : ne souhaite pas que soit maintenue la première partie de la phrase sur les stands commerciaux (la culture avicole • cynophile), valide la possibilité de restauration de l'UAN le vendredi midi et souhaite modifier dans les annexes à la rubrique 3i bar la phrase « L'UAN pourra utiliser les installations existantes pour la tenue d'une buvette sous réserve de validation par le parc expo et la non utilisation par la SCSHO. Présentation du budget prévisionnel de l'aviculture qui fait apparaître un déficit de 550 €. Présentation des demandes spécifiques de l'UAN : la SCSHO souhaite, comme c'est la première année de fonctionnement avec cette association, que ces demandes soient revues en fin de manifestation en fonction du résultat des entrées du public.

Aspect financier : Le trésorier présente une analyse financière des manifestations avicole et féline qui met en avant la nécessité d'avoir 1133 visiteurs pour financer sans pertes ces 2 manifestations. Considérant que les chats ont apporté vraisemblablement à minima 500 visiteurs, il nous faudrait 633 visiteurs supplémentaires en 2014 pour l’équilibre financier. Il propose qu'une enquête soit faite à l'entrée de la manifestation, soit par les agents de caisse, soit par les élèves de Guilliers présents pour différentes tâches de l’exposition.

Sophie VERHELST, vétérinaire et enseignante notamment à l’ISSA de Montaigu, sera de nouveau sollicitée pour une liste de secrétaires de rings.

Situation financière

Etat de trésorerie au 09/09/14 : 56 893,33 € sur nos comptes

Le trésorier présente une simulation de résultat de fin d'année pour différentes rubriques :

  1. Frais fonctionnement : Situation actuelle : mali 6600 € - Prévision : mali 13000 €
  2. Confirmations : situation actuelle : boni de 17300 € - Prévision : boni 31000 €
  3. Championnat de France : situation actuelle : mali de 1700 € - Prévision : mali de 3000 €
  4. Pornichet : situation actuelle : mali de 11000 € - Prévision : mali 18000
  5. Nantes : situation actuelle : mali 22000 € - Prévision : mali de 13000€
  6. Situation globale actuelle : mali 24000 € - Prévision mali de 18000 €

Pour mémoire le résultat 2013 présentait un déficit de 7300 € avec une prévision budgétaire pour 2014 en boni de 3000 €. Le trésorier insiste sur le fait d'être vigilant dans la réalisation financière de nos manifestations car les réserves disponibles ne sont pas éternelles.

Pour information, obligation de présenter une comptabilité standard en cas de contrôle fiscal. Achat d'un logiciel de comptabilité réalisé.

Un débat s'ouvre ensuite pour chercher des pistes de réduction des coûts (location, réunion ...)

Confirmation, bilan et calendrier 2015

Bilan des confirmations à ce jour : 657 chiens pour 2014 et 17 K€ de boni.

Prévision annuelle en hausse : 1 100 chiens, 200 confirmations de plus par rapport à 2013

Calendrier 2015 :

Reconduction des 8 séances de confirmation, 2 sur l'hippodrome de Nantes (mars et octobre), 2 sur les expositions de la SCSHO (juin et décembre) et 4 dans les clubs (avril, mai, septembre, novembre). Sylvie DESSERNE va nous faire part de ses disponibilités. L’établissement du calendrier définitif se fera sur ces bases et sur l’accord des Clubs d’utilisation qui auront répondu. Laurent BERNARD a fait une demande auprès d’eux pour les lieux.

CAC 2015 : reconduction ou no de Pornichet, ébauche du cartel

Au vu des résultats financiers de 2014 (mali de 18000 €), il n'est pas possible de reconduire dans sa forme actuelle l'exposition de Pornichet.

Le trésorier propose des pistes de réduction de coûts permettant de réduire notablement ce déficit, mais suggère d'attendre les résultats de Nantes en décembre pour prendre une décision définitive. La SCSHO ne peut pas supporter plusieurs mali de ce montant.

Le comité, à l'unanimité, est favorable à l'organisation le samedi en semi nocturne de l'exposition avec une séance de confirmations le matin. Un coût supplémentaire pour l'éclairage est à prévoir. La décision définitive sera prise après Nantes 2014. Il est suggéré également d’inciter des clubs de races pour l’organisation de Régionales d’Elevage, sans que ces manifestations entrainent un coût supplémentaire de location du site.

Autre possibilité, étudier une alternative sur un autre site.

Le cartel pressenti sera adressé par Dan CHAGNARD

Agility Sorinières : GPF 2014 et Championnat de France 2015

Marie-Annik BOURCIER fait un retour sur le bon déroulement du Grand Prix De France 2014 et des excellentes appréciations qui en découlent.

Financièrement, le club des Sorinières a fait des choix judicieux qui permettent de dégager un excédent. Mais n’a pas investi dans certaines installations par manque de moyens.

La SCSHO valide une subvention d'organisation de 1500 € malgré le résultat positif.

Calendrier 2015

Laurent BERNARD a déjà transmis le calendrier des activités SHO et FCPL.

Organisation du Championnat régional ring à Cordemais.

Organisation du Championnat de France d’Agility aux Sorinières.

Affaire Philippe Moka

Ginette BOURASSEAU présente la situation dans le litige de M. MOKA qui a assigné au tribunal de St Malo la SCSHO pour contester la décision d'exclusion prise à son encontre.

L'assignation a été reportée en Octobre. Dans l’obligation d’être représentée par un avocat pour sa défense, la SCSHO a choisi Maître Christine BERGERON-KERSPERN.

Informations et questions diverses

  1. L’autorisation d’organiser un concours d’ATNLA en octobre est accordée à la toute nouvelle Présidente de ce club, Jeanne LE BERRE.
  2. Ginette BOURASSEAU fait part du courrier transmis par la présidente de l'ACMA et Mr ESCOFFIER, Vice-Président de la Centrale Canine, afin de remercier l'ensemble des personnes qui ont participé activement au Championnat de France d'Angers
  3. Le Club des Sorinières fait remarquer que le club d’utilisation BACO possède des licences d’autres races que les bergers allemands. Laurent BERNARD précise que ce n'est pas en contradiction avec ses statuts et que c'est un club comme les autres malgré sa dénomination.
  4. Laurent BERNARD propose la qualification du club de Chateaubriant, votée par 1 vote contre, 5 abstentions et 4 pour. Un point reste à éclaircir sur la composition du Comité du Club.

La séance est levée à 01h40

Pour le Comité
La Présidente
signature
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